Управляя временем: Как правильно составить список дел

Казалось бы, что может быть проще составления списка дел. Однако специалисты уверяют в обратном. Верно расставить приоритеты, рассчитать время и собственные силы на выполнение тех или иных задач не так-то просто. И порой плохо продуманный план действий может надолго вывести из рабочей колеи, поэтому к его созданию необходимо подходить со знанием дела. Джим Бенсон в своей книге "Персональный Канбан" описывает простую и действенную методику, основанную на визуализации рабочего процесса.

ГОТОВИМ ИНСТРУМЕНТЫ

Вы можете записывать дела на бумагу, в электронный блокнот, но лучше магнитно-маркерной или пробковой доски ничего нет. Информация, отображенная на доске, проще воспринимается и быстрее запоминается.

РАСПРЕДЕЛЯЕМ ЗАДАЧИ

Джим Бенсон рекомендует делить доску на три части: "сегодня", "в работе" и "готово".
Соответственно в первую ячейку необходимо вписывать цели, которые вы планируете достичь.

Вторая колонка должна содержать те проекты, над которыми вы работаете в настоящее время. Эксперты рекомендуют не доводить до предела и вести не больше трех дел одновременно.

И третий столбец очень важен, так как он призван отражать результаты вашей работы. С психологической точки зрения он является самым мощным мотиватором.
Таким образом, вы добиваетесь трех основных целей, а именно четко понимаете, какие дела вам предстоит сделать, какие задачи сейчас выполняются и насколько эффективно вы работаете.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ

Со временем можно дополнять поток задач и внедрять по мере необходимости новые пункты. Например, колонка "в ожидании" может содержать дела, выполнение которых на данный момент приостановлено. То есть для достижения этих конкретных целей необходимы действия третьих лиц. Но ни в коем случае не превращайте эту папку в хранилище незавершенных проектов и каждый раз пересматривайте ее.

ПРОВОДИМ АНАЛИЗ

Вы можете делать ежедневный или же еженедельный обзор вашего списка дел. А именно вносить в него изменения, переводить дела из статуса "в работе" в статус "готово", изучать завершенные проекты, анализировать успехи и поражения.

ДЕЛАЕМ ВЫВОДЫ

Система Джима Бенсона позволяет держать все важные дела под контролем и всегда доводить их до конца. Однако перед тем, как приступить к составлению собственного плана, следует запомнить два важных правила:
Невидимую работу невозможно контролировать

Нельзя сделать больше, чем вы можете
Список дел, который вы не в состоянии выполнить в сравнительно короткий срок, приводит в тупик, рождает нежелание двигаться вперед и, наконец, обесценивает сами задачи. Поэтому продумывайте каждый пункт вашего плана, а глобальные цели старайтесь делить на несколько мелких, более конкретных проектов.

Текст: Дарья Уголькова
Фото: lorensworld.com

Комментарии

comments powered by Disqus

Подпишитесь на дайджест!

Дайджест за месяц: самые лучшие статьи и возможности прошедшего месяца.
Анонсы мероприятий, предложения партнеров, информация о грантах и конкурсах.

Будьте на связи

Присоединяйтесь к нам во всех
социальных сетях